Leer hoe u het papierloze kantoor kunt realiseren met de juiste bedrijfssoftware en de kosten aanzienlijk kunt verlagen.

Digitale transformatie is in volle gang in alle sectoren. Het heeft het potentieel om bedrijven en hun processen aanzienlijk te optimaliseren. Door bestaande bedrijfsprocessen efficiënter in te richten, kunnen middelen en kosten worden bespaard, waardoor bedrijven een aanzienlijk concurrentievoordeel hebben. In het volgende willen we het papierloze kantoor als onderdeel van de digitale transformatie onder de loep nemen en laten zien welke rol systemen zoals CRM en ERP hierin spelen. Eerst moeten echter de volgende vragen worden beantwoord: Wat is CRM en wat is ERP?

CRM en ERP: een overzicht

“CRM” is de afkorting voor Customer Relationship Management. Dit is klantrelatiebeheer of klantenservice. De kern is de consistente oriëntatie van een bedrijf op de eigen klanten. Dit gaat echter ook gepaard met het systematisch ontwerpen van alle klantrelatieprocessen, die kunnen worden geïmplementeerd met behulp van CRM-software.  Ook kan voor elke klant een apart digitaal bestand in het systeem worden aangemaakt, waarin alle belangrijke informatie wordt opgeslagen, van stamgegevens tot contactgeschiedenis. CRM-software omvat ook functies uit de volgende toepassingsgebieden: marketing, verkoop, klantenservice, callcenter, contactbeheer, workflowbeheer, rapportage en projectbeheer.

Enterprise Resource Planning

Enterprise Resource Planning (ERP) verwijst naar business resource planning. Dit is de centrale taak van elk bedrijf om alle beschikbare middelen zo efficiënt en doelgericht mogelijk in te zetten. Met behulp van ERP-software kunnen alle bedrijfsprocessen centraal in kaart worden gebracht. Binnen het systeem kunnen ze vervolgens zowel worden aangestuurd als geoptimaliseerd.

Het papierloze kantoor

Een andere software speelt echter een centrale rol bij de implementatie van een papesless office büros: het document management systeem (DMS). Met behulp van een document management systeem kunnen bedrijfsrelevante, digitale documenten centraal vanaf één plek worden beheerd. Dit geldt zowel voor digitale documenten als voor documenten die aanvankelijk alleen in analoge vorm beschikbaar waren. Deze kunnen volledig worden gedigitaliseerd met behulp van een OCR-compatibele scanner. Het digitaliseringsproces creëert niet alleen een afbeelding van het document. In plaats daarvan wordt de inhoud ervan door de scanner uitgelezen. Dus de functies van een DMS-software; zoals full-text zoeken; kan ook volledig worden toegepast op voorheen analoge documenten.  Door gebruik te maken van DMS-software is de behoefte aan analoge documenten en analoog documentbeheer bijna geëlimineerd. Op deze manier kunnen de druk- en kopieerkosten aanzienlijk worden verlaagd. Dankzij digitaal beheer kunnen belangrijke documenten ook binnen enkele seconden worden opgebruikt. Daarvoor hoeven geen lange zoekacties in stoffige archieven te worden gedaan.

integratie van DMS, CRM en ERP

Het volledige potentieel van bedrijfssoftware ontvouwt zich alleen wanneer deze volledig is geïntegreerd in de bestaande IT-infrastructuur. Om deze reden moeten zowel DMS als CRM- en ERP-software aan elkaar worden gekoppeld. Op deze manier kan ervoor worden gezorgd dat een naadloze uitwisseling van informatie van systeem naar systeem mogelijk is. Dit betekent dat alle belangrijke informatie te allen tijde beschikbaar is op alle belangrijke plaatsen. Door  bijvoorbeeld CRM ERP te koppelen, kan de klantenservice op elk moment informatie verstrekken. Tijdens een telefoongesprek kan hij in het systeem zien of een product beschikbaar is in het magazijn en kan hij dus op elk moment informatie aan de klant verstrekken.